Hoe rationeel is besluitvorming bij portfolio management?

 |  Blog

‘De belangrijkste beslissingen neem je vanuit je gevoel’. Een bekende uitspraak in de prive sfeer. Een huis waar je je meteen ‘thuis’ voelt, je partner was liefde op het eerste gezicht en met auto’s  is het al niet veel anders. Achteraf zoek je de argumenten waarmee je je gevoel kan onderbouwen zodat je het kan verkopen aan anderen en aan jezelf. Wat heeft dit te maken met project portfolio management?

Omdat ik in de tijd dat ik organisaties begeleid bij de invoering en verbetering van portf mgt merk dat hoewel dit thema vanuit het rationele perspectief vrij eenvoudig is toch vaak een enorme worsteling is om het goed lopend te krijgen. De logica zegt: bepaal de bedrijfsstrategie, maak business cases per project en kies de projecten die het meeste bijdragen. Simpel toch? Echter, kiezen is ook emotie en mensen hebben zich verbonden aan projecten. Het mechanisme treedt in werking van onderbouwing zoeken voor emotionele keuzes die de direct betrokkenen eigenlijk al gemaakt hebben. Beslissingscriteria, besluitvormingsprocedures en heldere verantwoordelijkheden zijn dan alleen maar lastig omdat ze de flexibiliteit wegnemen om te rationaliseren. Wat betekent het stoppen van een project voor de mensen die erin werken? En wat zegt het over de opdrachtgever als die een project niet ‘verkocht’ krijgt? Deze kant van de medaille wordt vaak vergeten.

Hoe dan wel? Door te erkennen dat emotie een rol speelt en dit terug te laten komen in de aanpak. Enige creativiteit kan hierbij helpen. Waarom niet bijvoorbeeld een afspraak maken dat alle projecten strak langs de lat worden gelegd maar dat iedere mede beslisser/opdrachtgever een paar wild cards heeft om projecten door te laten gaan die te laag scoren op de beslissingscriteria? Oplossingen dienen zich aan als het gedeelde besef er is dat emotie een rol speelt en mag spelen. Waarom zou je anders een hoge managementfunctie hebben als besluitvorming een mathematisch proces is?

Misschien helpt een filmpje om het ijs te breken en een gesprek over de essentie te hebben?