Korte toelichting: Project Portfolio Management is modelmatig inmiddels goed beschreven bijvoorbeeld door OCG (via P3O) en door PMI. Dit levert vaak nog niet de gewenste verbeteringen in de besluitvorming. Vooral strategische project portefeuilles kennen projecten die moeilijk te vergelijken zijn. Besluitvorming is dan erg complex. Onderzoek toont aan dat ons onbewuste brein dan beter in staat is om besluiten tenemen. Op dit intuïtieve besluitvormingsproces geven de modellen geen antwoord. Hier komt de regisseur in beeld, zijn of haar persoonlijkheid, positie en wijze van communiceren.
De positie die de portfolio manager in een organisatie in neemt hangt vaak af van de personele invulling van de functie (of rol). In organisaties waarin projecten een belangrijke rol spelen wordt de portfolio manager snel toeschouwer in plaats van spelverdeler. Bij de inrichting van projectportfolio management zal aandacht besteed moeten worden aan de positie van de portfolio manager en dat is een afstemmingsproces tussen persoonlijkheden en kwaliteiten van alle spelers. Met in het achterhoofd de 7 eigenschappen van Covey geeft deze presentatie daarvoor een aantal suggesties. Samengevat creëert een portfolio manager eerst duidelijkheid over zijn/haar positie en laat dan de meerwaarde zien door pro-actief handelen. Empathisch vermogen is daarbij een cruciale kwaliteit. Gek genoeg schenken de bekende methoden daar weinig aandacht aan. Integendeel met woorden als ‘stakeholder management’ verwijder je eerder de belanghebbenden van je projecten. Want wie wil er nou gemanaged worden?

Iedereen een geweldig 2012 gewenst met persoonlijk geluk en zakelijk succes!

Andre

‘De belangrijkste beslissingen neem je vanuit je gevoel’. Een bekende uitspraak in de prive sfeer. Een huis waar je je meteen ‘thuis’ voelt, je partner was liefde op het eerste gezicht en met auto’s  is het al niet veel anders. Achteraf zoek je de argumenten waarmee je je gevoel kan onderbouwen zodat je het kan verkopen aan anderen en aan jezelf. Wat heeft dit te maken met project portfolio management?

Omdat ik in de tijd dat ik organisaties begeleid bij de invoering en verbetering van portf mgt merk dat hoewel dit thema vanuit het rationele perspectief vrij eenvoudig is toch vaak een enorme worsteling is om het goed lopend te krijgen. De logica zegt: bepaal de bedrijfsstrategie, maak business cases per project en kies de projecten die het meeste bijdragen. Simpel toch? Echter, kiezen is ook emotie en mensen hebben zich verbonden aan projecten. Het mechanisme treedt in werking van onderbouwing zoeken voor emotionele keuzes die de direct betrokkenen eigenlijk al gemaakt hebben. Beslissingscriteria, besluitvormingsprocedures en heldere verantwoordelijkheden zijn dan alleen maar lastig omdat ze de flexibiliteit wegnemen om te rationaliseren. Wat betekent het stoppen van een project voor de mensen die erin werken? En wat zegt het over de opdrachtgever als die een project niet ‘verkocht’ krijgt? Deze kant van de medaille wordt vaak vergeten.

Hoe dan wel? Door te erkennen dat emotie een rol speelt en dit terug te laten komen in de aanpak. Enige creativiteit kan hierbij helpen. Waarom niet bijvoorbeeld een afspraak maken dat alle projecten strak langs de lat worden gelegd maar dat iedere mede beslisser/opdrachtgever een paar wild cards heeft om projecten door te laten gaan die te laag scoren op de beslissingscriteria? Oplossingen dienen zich aan als het gedeelde besef er is dat emotie een rol speelt en mag spelen. Waarom zou je anders een hoge managementfunctie hebben als besluitvorming een mathematisch proces is?

Misschien helpt een filmpje om het ijs te breken en een gesprek over de essentie te hebben?

Dit voorval illustreert heel aardig een dilemma waar niet alleen een trainer mee zit maar iedereen die mensen begeleidt in leerprocessen. Hoe veel tijd hebben mensen nodig om zich voor te bereiden op een nieuwe opgave? Mijn deelnemer gaf duidelijk aan behoefte te hebben aan veel informatie vooraf. Ik ken ook genoeg mensen die er niet aan moeten denken om zo’n dik leerboek door te moeten nemen. Zij gaan liever meteen aan de slag en pakken het boek erbij als ze vastlopen.
Wat hier helpt is het inzicht dat mensen verschillende leerstijlen hebben. Leren is een complexe bezigheid maar de leercyclus van Kolb geeft een verhelderende kijk op voorkeursstijlen van leren. Sommigen starten een leerproces door te DOEN, anderen door te DENKEN. De theorie van Kolb geeft vier leerstijlen aan, zie http://www.thesis.nl/kolb voor meer info.
In dit geval bestond de groep uit researchers. Niet zo verwonderlijk dat uit deze groep zo’n vraag komt. Dit zal in groepen met constructie-projectleiders niet zo snel gebeuren. Ook al heb je een redelijk homogene groep qua beroep, je houdt verschillen in leerstijlen. Variatie in werkvormen kan dan helpen. Verder zullen mensen begrip krijgen voor een bepaalde handelswijze als ze beseffen dat hun eigen leerstijl niet voor iedereen geldt.
In leersituaties is het dus goed om tijd te besteden aan het thema ‘hoe leer ik?’. Testjes zijn gewoon op internet voorhanden (oa. bij Thesis). Het kan onnodige irritaties voorkomen tussen leraar en leerling, manager en medewerker maar ook tussen ouder en kind.